일반계산서 발행 방법과 유의사항
사업을 운영하다 보면 거래처에 일반계산서를 발행해야 하는 경우가 많습니다. 일반계산서 발행은 세금계산서와 달리 매입자가 세금 공제를 받을 수 없지만, 거래 내역을 명확히 하고 증빙자료로 활용할 수 있다는 장점이 있습니다. 이 글에서는 일반계산서 발행 방법과 유의사항에 대해 자세히 알아보겠습니다.
일반계산서는 국세청이 정한 양식에 맞춰 작성해야 합니다. 계산서에는 공급자와 공급받는 자의 사업자등록번호, 상호, 성명, 주소, 공급가액, 세액 등의 정보가 포함되어야 합니다. 또한 계산서 발행일, 작성자, 공급 품목 등도 명시해야 합니다.
일반계산서는 까지 발행해야 합니다. 계산서 발행이 지연되면 가산세가 부과될 수 있으므로 기한을 반드시 지켜야 합니다. 계산서는 공급자가 2부를 작성하여 1부는 공급받는 자에게 교부하고, 나머지 1부는 공급자가 보관합니다.
일반계산서 작성 시에는 다음 사항을 주의해야 합니다:
- 정확한 거래 금액을 기재해야 합니다.
- 공급자와 공급받는 자의 사업자등록번호를 정확히 기재합니다.
- 거래 품목을 구체적으로 적어 거래 내용을 명확히 합니다.
- 계산서에 날인 또는 서명을 해야 효력이 발생합니다.
계산서 발행 방식에는 전자계산서와 종이계산서가 있습니다. 요즘은 전자계산서 발행이 의무화되어 국세청 홈택스나 세무 프로그램을 통해 전자계산서를 주고받는 것이 일반적입니다. 다만 전자계산서 의무발행 대상이 아닌 경우에는 종이계산서도 사용할 수 있습니다.
전자계산서와 종이계산서 비교
| 구분 | 전자계산서 | 종이계산서 |
|---|---|---|
| 작성방식 | 전자문서 | 종이문서 |
| 발행방법 | 홈택스, 세무프로그램 | 수기작성 |
| 보관방법 | 전자문서 보관 | 종이문서 보관 |
| 발행비용 | 저렴 | 종이, 인쇄, 우편 비용 발생 |
위의 표에서 볼 수 있듯이 전자계산서는 종이계산서에 비해 작성과 발행, 보관이 편리하고 비용도 절감할 수 있는 장점이 있습니다. 따라서 가급적 전자계산서 발행을 활용하는 것이 좋습니다.
일반계산서 발행 시에는 반드시 정해진 서식을 사용해야 합니다. 계산서 서식은 국세청 홈페이지에서 내려 받을 수 있습니다. 전자계산서 발행 시에는 홈택스나 세무프로그램에서 제공하는 서식을 사용하면 됩니다.
계산서 작성이 완료되면 공급자와 공급받는 자 쌍방의 도장 또는 서명을 받아야 합니다. 종이계산서의 경우 도장 날인이나 자필 서명을 하고, 전자계산서는 공인인증서로 전자서명을 하면 됩니다. 서명이 누락되면 계산서의 효력이 발생하지 않으므로 주의해야 합니다.
계산서 발행이 완료되면 세금계산서 합계표를 작성해야 합니다. 세금계산서 합계표는 매출과 매입 계산서 내역을 월별로 집계한 것으로, 부가가치세 신고 시 제출해야 하는 서류입니다. 세금계산서 합계표는 작성하여 보관해야 합니다.
자주 묻는 질문(FAQ)
일반계산서 발행 기한은 언제까지 인가요?
일반계산서는 거래가 발생한 달의 다음달 10일까지 발행해야 합니다. 예를 들어 4월에 거래가 있었다면 5월 10일까지 계산서를 발행해야 합니다. 기한을 넘기면 가산세가 부과될 수 있으니 주의하시기 바랍니다.
일반계산서도 세금계산서처럼 전자발행이 가능한가요?
네, 가능합니다. 전자세금계산서 의무발행 대상이 아닌 경우에도 전자계산서 발행을 이용할 수 있습니다. 국세청 홈택스나 세무회계 프로그램을 통해 전자계산서를 작성하고 발행하면 됩니다.
일반계산서도 세금계산서 합계표에 포함되나요?
아니요, 세금계산서 합계표에는 세금계산서만 포함됩니다. 일반계산서는 부가가치세 신고와 관련이 없기 때문에 세금계산서 합계표에 기재하지 않습니다. 다만 일반계산서도 거래 증빙자료로 보관해야 합니다.
